As Vinpro-ambassadeurs moet ons ten alle tye professioneel optree. Glo dit of nie, hierdie goue reël geld selfs agter jou rekenaarskerm.

Kry die basiese beginsels reg

Daar is ʼn paar vanselfsprekende, maar tog belangrike reëls wanneer jy met kollegas en veral eksterne kliënte per epos kommunikeer. Hierdie reëls is daar gestel om te verseker dat boodskappe duidelik en doeltreffend oorgedra word, en dit dra tot die beeld van ons organisasie by. Al werk ons meer gereeld van die huis af, moet ons steeds epos-etiket volg.

Hier is 10 beste praktyke vir epos-etiket:

  1. Lettertipe (font) is belangrik

Ons almal het individuele voorkeure, maar party lettertipes is nie geskik vir werkdoeleindes nie. Comic Sans MS is ʼn absolute NEE. Gebruik eerder iets standaard en professioneel soos Arial of Helvetica.

  1. Bly by die onderwerp

Beskryf altyd die inhoud van die e-pos in die onderwerpreël (subject line) duidelik, kort en kragtig om die ontvanger beter konteks oor jou epos te gee. Deur ʼn duidelike onderwerpreël te gebruik kan jy ook maklik op hoogte bly met soortgelyke kommunikasie in die toekoms.

  1. Aanhef

Onthou dis die eerste teks wat die ontvanger lees. Jy kan ʼn formele of informele aanhef gebruik, afhangende van die konteks. Sluit altyd die ontvanger se naam in en gebruik Goeiemôre [Johan] of Goeiemiddag [Johan] om jou epos in te lei. Vermy ‘Hey’ of ‘Hoezit’.

  1. Wees bondig

Gebruik die KISS-beginsel (Keep It Simple Stupid). Hou professionele eposse kort, terwyl jy belangrike inligting oordra. Hou die emoji’s slegs vir persoonlike e-posse en WhatApp’s.

  1. Bulk = BCC

As jy ʼn bulk epos aanstuur aan ʼn groot groep mense, onthou om die ontvangers se e-posadresse in die BCC-reël by te voeg om alle epos-adresse van ander ontvangers te beskerm. Dit sal jou ook help om aan die nuwe POPIA-wet te voldoen.

  1. Jou speltoetser is jou beste vriend

Eposse met spel- of taalfoute kan kollegas en eksterne kliënte frustreer. Dit kan selfs impliseer dat jy lui is, wat natuurlik glad nie goed is vir Vinpro se beeld nie. Neem die tyd om jou epos noukeurig deur te lees en gebruik ʼn speltoetser voordat jy dit uitstuur.

  1. Reageer so gou as moontlik

Streef daarna om altyd binne 24 uur te reageer. Al is dit net om ontvangs te erken. Mense hou nie daarvan om geïgnoreer te word nie.

  1. Sluit jou boodskap af

As jy ʼn epos stuur sonder om te groet, is dit so goed jy sit die telefoon in iemand se oor neer. Maak seker dat jy jou epos op ʼn professionele manier afsluit. Vermy omgangstaal soos ‘Cheers’, ‘Koebaai’ of ‘xoxo’. Gebruik eerder ‘Groete’ of ‘Vriendelike groete’.

  1. Out-of-office is belangrik

Hierdie boodskappe word gewoonlik gebruik wanneer mense met verlof gaan, of vir ʼn lang tydperk weg van hul rekenaar is. Sulke boodskappe is belangrik, want dit gee ʼn aanduiding van wanneer die persoon wat ʼn epos aan jou gestuur het, terugvoer kan verwag. Kollegas of eksterne kliënte sal dan ook weet wie hulle kan kontak in die geval van dringende versoeke. Hou dit kort as jy een opstel.

  1. Laat jou merk

Gebruik altyd ʼn epos-handtekening. Die ontvanger wil weet wie jy is. Boonop is ons trots om by Vinpro te werk. So, gebruik jou amptelike handtekening met jou volle naam, titel, maatskappynaam en telefoonnommer.

Daar is so baie verskillende maniere om ʼn e-pos te skryf en elke werknemer het ʼn ander styl. Maar dit alles kom neer op professionaliteit in die werkplek en om ʼn ware Vinpro-ambassadeur te wees.

 

Go Back